关于印发《湛江市市直单位政府采购业务操作基本程序》的通知

颁布机构:湛江市政府采购管理办公室 颁布文号:湛财采〔2004〕9号 颁布日期:2004-06-18

市直各单位:

    为规范我市市直单位政府采购操作程序,提高政府采购工作效率,根据《中华人民共和国政府采购法》有关规定,拟定《湛江市市直单位政府采购业务操作基本程序》印发给你们,请认真执行。在执行中遇到问题,请与我局联系(联系电话:3351855,3316004)。 

                                   湛江市财政局

                                二OO四年六月十八日

 

湛江市市直单位政府采购业务操作基本程序

 

      为进一步规范市直单位政府采购操作程序,提高政府采购的质量和效率,根据《中华人民共和国政府采购法》(简称《政府采购法》,下同)和有关法规,结合我市实际,制订湛江市市直单位政府采购业务操作基本程序。

    一、政府采购前期工作:

(一)、政府采购预算的编制。市直行政机关、事业单位、党群组织及社会团体(上述采购单位以下统称采购人)根据工作需要和财政预算编报的要求,将本单位的下一年度采购项目和资金计划填报政府采购预算表,编入部门预算,同时填写《湛江市政府采购立项申请书》送市财政局审核。根据经批复的政府采购预算提出本部门的年度政府采购计划,送市财政局。

(二)、政府采购项目的申报及审批。采购人根据经批复的采购预算和年度采购计划,于每月5个工作日内,将下月要采购项目的有关资料,及填写好的《湛江市政府采购申报书》送市财政局审批。填写《湛江市政府采购申报书》应注明所采购的项目、技术参数、资金来源、是否属于集中采购(属于采购目录范围必须纳入政府集中采购),委托采购代理机构(凡采购纳入集中采购目录的项目必须委托集中采购代理机构)。根据《中华人民共和国政府采购法》(简称《政府采购法》,下同)的规定提出应采用的采购方式。在同一年度里,采购人原则上对同一采购项目的采购次数不得超过三次。采购人采购货物、服务和工程本应采用公开招标方式的但因特殊情况需要采用公开招标方式以外的采购方式的,应在采购活动开始前报市财政局政府采购监督管理办公室批准。市财政局依据《政府采购法》有关规定作出批复。

    二、政府采购组织实施:

(一)、办理政府采购代理委托。采购人采购纳入集中采购目录的政府采购项目,必须委托集中采购机构按照有关操作规程代理采购。湛江市政府采购中心是湛江市市直单位的政府采购集中代理机构(湛江市政府采购中心办公地址在人民大道北57号车城二楼湛江市行政服务中心内,联系电话: 3367478;3211769;3351652)。采购人凭财政部门批复的《湛江市政府采购申报书》到湛江市政府采购中心办理集中采购登记并与湛江市政府采购中心签订《政府采购委托协议》(采购人采取协议供货方式采购的除外),明确双方权利、责任和义务。

    采购人采购未纳入集中采购目录但其采购预算金额达到采购限额标准以上的政府采购项目,实施分散采购,即由采购人按采购管理有关规定自行组织采购,也可以委托集中采购机构或具备政府采购代理资质的采购代理机构在委托范围内代理采购,签订《政府采购委托协议》。无论由谁组织实施,都必须严格按照《政府采购法》规定的操作规程进行。

(二)政府采购的方式及其操作规程。政府采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购及协议供货(定点采购)等六种采购方式。其操作程序分别为:

  1、公开招标及邀请招标。

  (1)编制招标文件。采购代理机构(集中采购由市政府采购中心,分散采购由采购人或委托代理机构)根据采购人提供的采购需求资料和有关规范制作《招标文件》。采购人审核《招标文件》,并予以书面形式确认。重大项目在发标前应由采购代理机构(采购人)组织专家进行论证。招标文件主要包括:投标邀请函、投标人须知、评标标准及评标办法、拟签订合同条款及格式、用户需求(包括需求的货物或服务的名称、数量、技术规格、服务要求等)、投标书格式(包括投标函格式、投标报价要求和表格式、资格证明文件格式等。)、对投标人资格审查的标准等所有实质性要求。

    招标文件不得要求或者标明特定的供应商以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。

  (2)招标文件备案。采购代理机构(或采购人)将经采购人确认的招标文件报市财政局备案。备案招标文件时间为5个工作日,备案期满无异议,方可发布招标公告或发出邀请书。

  (3)发布采购公告。采用公开招标方式的,采购代理机构(采购人)应在《中国财经报》、《湛江日报》(或《湛江晚报》)和湛江市政府采购网上发布公告。招标公告内容应当包括:招标机构的名称和地址;招标项目的名称、用途、数量、实施地点或交货时间;出售或获取招标文件的时间、地点及招标文件的价格;投标截止时间和地点;开标地点和时间等。

    邀请招标应在湛江政府采购网上发布有关采购信息,以书面形式向被邀请方发出投标邀请。被邀请参加投标的供应商应当符合招标文件中规定的投标人资格条件,并通过随机方式从中选取,特殊项目可采取采购人推荐三家以上供应商。邀请书的主要内容与招标公告的内容相同。

  (4)勘探答疑。采购代理机构(采购人)组织采购项目的现场勘探、答疑工作;采购人协助做好采购项目的现场勘探、答疑。

  (5)组建评标委员会。开标前采购人要依法组建评标委员会。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济方面的专家组成。成员人数为五人以上单数,其中评委会中技术、经济方面的专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购代理机构通知采购人,于开标前1个小时在有关监督部门的监督下从市财政局的政府采购专家库中随机抽取专家。特殊项目的,采购人经市财政局及有关监督部门的批准后,可直接邀请有关专家组成评标委员会。代表采购人的评委会成员须经采购人书面确认,采购人或采购代理机构代表不得以专家身份参与自己有关的项目评标。

  (6)开标评标。采购代理机构(采购人)应在规定的开标时间和地点组织开标。开标时,按规定邀请有关监督部门现场监督,由投标人代表或采购人委托的公证机构检查投标文件的密封情况。采购代理机构(采购人)工作人员要当众启封投标文件,并唱出投标人的投标报价和采购人认为应当唱出的内容。开标后,采购代理机构(采购人)要组织评委会根据招标文件要求,对投标文件进行审阅和评议,按招标文件确定的评标方法和标准,独立、公平和公正地评标。评委会完成评标后,应当向采购人提出书面评标报告,并推荐合格的中标人。并将有关评标结果报市财政局备案。废标的项目废标后,采购人应当将废标理由通知所有投标人。废标的项目除特殊情况外,应当重新组织招标。需改变采购方式,应经采购监督管理部门或者政府有关部门批准。

  (7)中标公示及中标。采购代理机构(采购人)将评标结果在湛江市政府采购网等媒体进行公示,公示期为3天以上。公示期如无异议,采购代理机构(采购人)向中标人发出中标通知书,并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

  (8)合同签订及备案。采购人自中标通知书发出之日起三十日内,按招标文件确定的事项及合同格式与中标供应商签定政府采购合同。自采购合同自签订之日起七个工作日内,采购人将合同副本报采购代理机构、市财政局备案。

  (9)合同履约及验收。采购人(或采购代理机构)履行及督促供应商履行合同,组织采购项目的验收,出具验收(报告)书。大型或者复杂的政府采购项目,应邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。

  (10)采购资金的支付。依据合同约定的条件及方式办理付款手续。

    属于财政拨款的,采购人根据采购合同约定需要付款时,应当向市财政局提交《湛江市市直政府采购资金支付申请书》和有关采购文件,采购人凭市财政局提供的支付凭证入账。采购文件(如为复印件则需加盖单位公章)包括:财政部门批复的采购预算、政府采购申报书、中标通知书、合同书、验收结算书或质量验收报告、采购人已支付应分担的付款凭证、采购的发票、供应商的银行帐户及财政部门要求的其他资料。

    自筹资金的采购项目,采购人依据合同约定的条件及方式直接办理付款手续。

    因采购人未能履行付款义务而引起的法律责任,由采购人承担。

  (11)文件归档。采购代理机构(采购人)将采购活动的相关资料归档、妥善保存十五年以上。

    2、竞争性谈判方式采购:

  (1)编制谈判文件,谈判文件应当明确技术要求、谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判文件应交采购人确认并报市财政局备案。

  (2)谈判的项目应在湛江政府采购网上发布有关采购信息。重大项目应在《中国财经报》、《湛江日报》上发布有关采购信息。原则上采取随机方式从符合资格条件的供应商中选取不少于三家的供应商参加谈判,特殊采购项目可由采购人推荐三家以上的供应商,向其发出竞争性谈判邀请函并提供谈判文件。

  (3)勘探答疑。采购代理机构(采购人)组织采购项目的现场勘探、答疑工作;采购人协助做好采购项目的现场勘探、答疑。

  (4)成立谈判小组。谈判小组由采购人代表、从政府采购专家库随机抽取(谈判开始前1小时由采购人抽取)的专家组成,谈判小组三人以上单数,其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。

  (5)谈判。采购代理机构(采购人)应邀请有关监督部门现场监督。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动、谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。

  (6)确定成交供应商。谈判结束后,谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。谈判结果应报市财政局备案。

  (7)中标公示、合同签订及备案、合同履约的验收、采购资金的支付、文件归档等与招标的操作程序相同。

    3、询价方式采购:

  (1)采购代理机构(采购人)根据采购人提供的采购要求和有关资料,制作询价文件,交采购人确认,并报送市财政局备案。询价应当对采购项目的价格构成和评定中标的标准事项作出规定。

  (2)确定询价供应商。询价应在湛江政府采购网上发布有关采购信息。重大项目应在《中国财经报》、《湛江日报》上发布有关采购信息。根据采购需求,通过随机方式从符合资格条件的供应商中选取不少于三家的供应商,特殊采购项目可由采购人推荐三家以上的供应商,发出询价通知书邀请其参与报价。

  (3)勘探答疑。采购代理机构(采购人)组织采购项目的现场勘探、答疑工作;采购人协助做好采购项目的现场勘探、答疑。

  (4)询价。采购代理机构(采购人)成立询价小组进行操作。询价小组由采购人、和从政府采购专家库随机抽取(报价开始前1小时由采购人抽取)的专家组成三人以上单数组成,询价小组的专家人数不得少于成员总数的三分之二。采购人的询价小组代表须经采购人书面确认,询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

   (5)确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商,报市财政局备案,并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

   (6)中标公示、合同签订及备案、合同履约的验收、采购资金的支付、文件归档等与招标的操作程序相同。

     4、单一来源方式:

    采取单一来源方式采购的,由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成谈判小组,其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组与供应商应当遵循采购法规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。其他编制采购文件、采购文件备案、勘探答疑、抽取专家、中标公示、合同签订及备案、合同履约的验收、采购资金的支付、文件归档等与招标的操作程序相同。

    5、货物类协议供货形式:

     采购人急需采购少量办公设备时,填写《湛江市政府采购申报书》提出使用协议供货形式,经市财政局审批后凭审批过的《湛江市政府采购申报书》到湛江市政府采购中心登记,向湛江市政府采购中心领取《湛江市市直行政事业单位部分办公用品采购单》(简称《采购单》,下同)。采购人在公布的协议供应商范围内选择供应商,与供应商协商好有关供货事宜,双方共同填写《采购单》。供应商按采购人要求供货。供货完毕,采购人负责验收有关货物,填写验收报告书和《湛江市市直政府采购资金支付申请书》报送市财政局申请拨款,并附有关采购文件(自筹资金由采购人自行付款)。市财政局直接将款项支付到供应商,并提供有关支付凭证给采购人入帐。

   附件一:湛江市政府采购立项申请书

    附件二:湛江市政府采购申报表

    附件三:湛江市政府采购操作基本流程

    附件四:湛江市政府集中采购操作流程图

 

 

                           二OO四年六月十八日

 

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